一、申办：申办国在申办世博会报告中必须表述开幕和闭幕的日期、主题和主办主体的法律状态。这些内容由申办国家以申办报告形式递交于国际展览局执行委员会。
二、考察：国际展览局组织考察团对申办国进行现场的项目评估。考察团在国际展览局副主席的带领下，可以就技术方面或金融方面询问细节问题，主要方式是查阅文献依据。这项彻底的调查是送交执行委员会的报告的基础，此项报告最终还将被送交全体成员国代表大会审议。
三、投票：申办世博会项目通过了程序、机构审定后，将由国际展览局代表大会投票决定申办国的举办权。如果不止一个国家参与竞争举办权，代表大会将以无记名投票的方式产生举办国。
四、注册：举办国在正式的审议和承诺遵守国际展览会公约，并签订相关协议后，向国际展览局注册拟举办的世博会。
这些手续程序完成需要三年的时间，最终形式以授予国际展览局旗帜为完成标志。与此同时，举办国政府可以开始通过外交渠道向世界各国发送对世博会的参加邀请。
在世博会举办过程中，国际展览局通过总代表委员会（总代表是对参加国政府所派出的高级代表的称号）和选举产生的指导委员会对世博会进行管理，指导委员会与世博会组织者始终与国际展览局保持着紧密的联系。