小松中国:从代理店信息化做起-工程机械动态-中国路面机械网

2007-08-17 00:54:27

日本小松制造所从1996年7月成立主要负责零配件销售的小松上海开始，持续不断地加大在中国的投资力度。 2000年小松中国投资有限公司成立，成为小松制作所中国的总部，负责小松在中国地区的全部业务。目前，小松在中国的主要业务是生产、销售以挖掘机为主的各类工程机械产品及其零部件等，至2003年，小松中国的业务利润已经占到小松全部利润的一半以上，中国已经成为其最重要的市场区域。
　　小松中国在国内拥有30多家代理店，负责小松产品的售前与售后支持，同时还在国内投资建设了若干个生产不同整机设备和配件的企业。然而，与快速发展的业务相比，小松中国的信息化进程相对较慢。在刚进入中国市场时，小松的业务信息系统还是比较陈旧的DBASE数据管理系统，但很快就显现出与业务发展的不相适应。为此，小松中国决定全面改造信息系统。
　　从1996年进入中国到2003年前，小松中国一直沿用的是原有的基于DOS平台上的DBASE数据库管理系统，由于市场发展迅速，小松制造所很早就开始投入了新系统的开发。在经过苦苦等待之后，小松海外开发的新系统由于语言环境和业务模式等诸多方面的因素，最终没能在小松中国的业务流程管理中得到应用。
　　随着在中国市场的不断发展，小松中国的管理者们认识到，中国的市场和中国的销售管理以及合作渠道都有自己独特的情况，与其消极等待，不如从本地出发，从最贴近中国市场管理和应用的环节开始。由于小松中国所负责的整机、零部件等全线产品在国内的销售全部是通过30多家代理店分销出去的，代理店的业务开拓情况直接影响到小松中国的发展。为了有效提高代理店的管理水平和推进代理店系统的信息化改造，同时也为了把小松制造先进的经营理念传递到整个营销渠道，小松决定用信息化改造的方法来把代理店的业务更紧密地“团结”在小松中国的周围。
　　当小松中国决定开发中国代理店信息系统时，一直与小松中国有接触的上海博科资讯股份有限公司的解决方案就进入了讨论的备选方案。博科资讯从中国国情出发，提供的多语种、开放式平台设计，以及为企业量身定制的解决方案得到了小松中国和小松制造所东京总部的认可。在小松总部怀疑的目光中，博科资讯的年轻工程师们经过3个多月的开发实施，就使小松中国代理店信息管理系统正式上线。博科资讯的开发方案不仅比小松原计划大大减少了成本，缩短了开发和实施周期，也为小松中国的业务开拓提供了更贴切的现场服务。通过代理店信息系统的实施，小松中国不仅加强了对代理店和代理商的管理，更重要的是通过对代理店进行销售管理指导，从而更进一步推进了产品的销售，提高了市场占有率。
解决方案
　　上海博科资讯为小松中国代理店提供的信息化方案，立足于为代理企业建立分销管理信息化系统，其中包括业务处理流程、业务模型以及应用系统。目的是建立一套完整的企业分销管理信息化系统，并逐步在下属各代理商中建立完善的信息化系统，对企业的日常业务管理数据及全国范围内的代理商关于产品相关的数据进行计算机管理。
　　通过对小松中国的业务特点和管理需求分析，咨询师确定采用博科智能化构件平台Open9000为系统基本架构。由于该平台本身的易开发特性以及高度开放性和柔韧性，可以很方便地为各行业开发实施信息化的业务流程管理。
　　小松中国的代理店分销管理信息化系统，其最终目的是将企业的采购、销售、库存管理及财务管理和网上订单处理的业务集成在统一的系统中，并通过网上订单建立和工厂生产入库的数据收集，掌握企业的库存数据和产品销售数据，为代理商进行考核和产品市场分析提供依据，为企业的经营活动提供详实的分析数据。
　　代理商订购零配件，首先查询企业的库存，有现货直接发采购订单；无现货发采购申请单，接到到货通知后再发采购订单，企业收到采购订单后直接发货给代理商；收到采购申请单，则向制造商发出订单购货。根据客户在作业过程中发生故障的紧急情况，供货时间分为紧急（1天供货），半紧急（1周内供货）和普通库存补货（2周内供货）等。
　　由于小松在中国销售的机械设备大多数都是工程用的大型设备，在供货的时间要求上非常严格，因此代理店遇到客户有供货需求时，就必须以最快的速度送达客户，这其中不仅要与小松中国联系，还有可能需要小松全球供应商的及时反应。目前小松中国的零配件正常库存品种为1万种左右，而代理店一般为6 000～7 000种。某些零部件的单件占用资金比较大，而一般代理店由于资金周转问题，通常也不可能存有大量的备件，因此对整个供应链的流畅管理，以及库存的经济合理都有一个很高的要求。
　　博科在了解了小松中国分销体系的需求后，结合博科自身在分销批发以及连锁零售行业内的丰富经验，对小松代理店的业务系统进行了全面的规划和设计。系统将提供对代理店、客户以及所经营的产品进行系统分类管理方面的统计汇总；提供零配件完整的采购订货直至采购结算的采购业务流程管理；提供专业的销售开单、开票管理，支持销售发票核销处理和应收账款账龄分析；提供多仓库、多属性的仓库管理以及库存商品成本核算；提供完善的整机销售和售后服务跟踪管理支持等。
　　通过系统的实施，可以使小松中国的分销链环节得到比较全面的信息化管理，使整个分销渠道及其下属办事处、代理店等能够通过互联网实现订货、库存管理、销售、应收应付管理的业务处理，便于公司有效监控和评估业务，便于搜集各个分销环节的库存、销售、回款等数据信息，帮助企业进行决策。

项目成果
　　如何帮助代理店发展一直是小松中国的重要任务，绝大多数的代理店老板都是凭直觉在经营，但随着市场的迅速发展，产品及配件越来越多，业务越来越复杂，传统的代理店已经无法应对现代市场竞争。为了要尽快把小松的经营理念灌输下去，让小松的分销伙伴能够与时俱进，通过信息系统，可以使小松中国与代理店的关系更密切，推动代理店跟上时代的发展。从目前国内同行业的情况看，建设类似的代理店服务信息系统，小松是第一家。小松中国的代理店管理和服务在国内是名列前茅的。信息系统上线后，大大提高了代理店的服务水平和竞争能力。此外，代理店通过信息系统还可以对小松的管理模式有所了解，帮助代理店的老板们及时了解自身企业的运营状况，通过信息系统每天都可以查阅到企业的经营情况，以及企业的债权、贷款及按揭等情况。
　　小松中国的信息规划分为几个阶段。第一期为小松全国30多家代理店和分销商安装信息系统；第二期为小松中国区总部的信息化，以及与各代理商之间的信息沟通；第三期对小松中国的产品生产、业务流程、资金流、物流、成本和利润的管理，以及由此产生的效益和利润等进行信息管理，包括海外采购、采购计划、定单、流程、入关、报关及报税（保税、非保税）管理。
　　小松在中国已经拥有一些独资与合资的生产制造企业，在系统后期实施中将把这些国内生产企业的信息系统，与小松中国、小松的分销体系、小松的海外采购体系相联接。因为小松中国代理店的信息化过程实施的可行性和操作性都比较好，小松也有意识地把现在中国实施的软件系统转移到海外，如印度、俄罗斯等，因为在当地的销售管理模式与中国目前的状况基本相同，也完全可以使用这套在中国成功使用的代理店系统。这样，小松通过博科资讯完成了中国体系的信息化工程，而博科也将通过小松把中国的成功经验带到世界。

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